SaaS 许可证管理的第一条规则：只为您需要的许可证付费。按行业划分的特定数据库 在应用程序续订日期前 90 天运行许可证工作流程。这样做可以让您有足够的时间收回这些许可证并通知供应商。
当您的许可证不足时
公司在 SaaS 合同期间添加许可证并不罕见。如果您计划让新员工入职或有许可证请求，这是一个暂停并检查应用程序使用情况的好时机。运行工作流程以查看是否有任何可以回收的非活动许可证。通过这样做，您可以避免不必要且昂贵的购买。
有规律的节奏
正如我们提到的，工作流有助于实现许可证管理的可操作性。博·戴维斯 首席运营官 设置运行工作流的时间表——根据您的许可证使用模式考虑每周、每月或每季度。定期许可证回收可确保您不断优化许可证数量并避免超支。
步骤 1：检查使用数据并识别不活跃用户
当您开始 SaaS 管理计划时，从小处着手很重要。在 Zylo，我们建议通过对您的应用程序进行优先级排序，将它们组织成三个层级来做到这一点。
以下是应用程序层的快速概览：
- 第一层 –必不可少的、企业范围内的“与生俱来”的应用程序。通常，它们要么由 IT、核心战略解决方案和/或涉及最高支出的程序集中管理。
- 第二层 –对业务流程至关重要的应用程序，由 IT 支持，而不是由 IT 拥有或管理。多个部门可能会使用第二层应用程序，它们通常与您的第一层应用程序集成。
- 第三层 –应用程序由个人员工和/或部门采用。通常，它们用于满足特定需求和用例。它们不直接与核心系统集成，也不需要 IT 支持。
查看使用数据并确定一级应用的非活跃用户。通常，许可证回收或降级的最佳候选对象是使用率低和/或即将续订的应用。确定一级应用的工作流程后，将其扩展到二级应用，然后是三级应用。
什么情况下使用率较低？根据应用程序的预期用途（例如，每日使用应用程序与每月使用应用程序），您使用的时间范围可能分别为 30 天到 007 数据 天。根据您的使用阈值确定哪些用户符合工作流程的条件。